Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)

Sie sind von der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union (Landesvertretung) angeschrieben, angesprochen oder zu einer Veranstaltung eingeladen worden. Bei der damit verbundenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist uns der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wichtig, weshalb wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten genügen. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,  

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,  
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und  
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber uns haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die Sie unter http://eurlex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) in der jeweils geltenden Fassung abrufen können.

Informationen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung unseres allgemeinen Online-Angebots finden Sie unter Datenschutz: Staatsministerium Baden-Württemberg (baden-wuerttemberg.de).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle

Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Landesvertretung verarbeitet:

Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der  

Europäischen Union

Rue Belliard / Belliardstraat 60 - 62

B-1040 Brüssel / Bruxelles / Brussel

Belgien / Belgique / België

Telefon: +32 / 2 / 74177-11

Telefax: +32 / 2 / 74177-99

E-Mail: poststelle@bruessel.bwl.de

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht: die Datenschutzbeauftragte des Staatsministeriums

Die Landesvertretung ist als Referatsgruppe Teil des Staatsministeriums baden-Württemberg. Dort gibt es eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen - auch vertraulich - wenden können:  

Die behördliche Datenschutzbeauftragte

Staatsministerium Baden-Württemberg

Richard-Wagner-Str. 15

D-70184 Stuttgart

Deutschland / Allemagne / Duitsland

E-Mail: datenschutz@stm.bwl.de

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen?  

Die Landesvertretung unterstützt die Landesregierung in allen europäischen Angelegenheiten. Sie informiert die Landesregierung und die Öffentlichkeit über aktuelle Themen und wichtige Anliegen, die das Land Baden-Württemberg in einem vereinten Europa betreffen, und vertritt baden-württembergische Interessen auf europäischer Ebene. Zu unseren Aufgaben gehört es, Veranstaltungen durchzuführen und auf anderem Wege mit den Personen, die dem Land Baden-Württemberg verbunden sind, in Kontakt zu bleiben.

Um Sie im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung informieren und Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen lassen zu können, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Dies sind insbesondere  

• Ihr Name,  
• Ihre Zugehörigkeit zu einer Institution,  
• Ihre Funktion innerhalb dieser Einrichtung sowie  
• Ihre Kontaktdaten.  

Für diese Verarbeitung können wir uns auf die Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e DS-GVO stützen, soweit unser Kontakt zu Ihnen im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung stattfindet. Dies wird in der Regel dann der Fall sein, wenn Sie ein öffentliches Wahlamt ausüben oder in einem Dienstverhältnis zu einer deutschen öffentlich-rechtlichen Körperschaft (z.B. zum Land Baden-Württemberg) oder zu vergleichbaren Institutionen anderer Staaten oder Regionen oder unmittelbar zur Europäischen Union einschließlich ihrer Agenturen stehen und wir im Rahmen der Erfüllung Ihrer oder unserer Dienstaufgaben mit Ihnen zusammenarbeiten. Im Übrigen, insbesondere, soweit Sie aufgrund eines sonstigen beruflichen oder privaten Interesses mit uns in Verbindung stehen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO und Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit durch einfache Erklärung uns gegenüber widerrufen können.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DS-GVO nur mit Ihrer Einwilligung verarbeitet, beispielsweise, wenn Sie uns über Lebensmittelallergien mit Blick auf Verpflegung während einer Veranstaltung informieren.

Zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt oder, wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.  

3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Soweit der Kontakt zu Ihnen im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung erfolgt, erhebt die Landesvertretung Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, z.B. von Homepages der betroffenen Personen oder öffentlich zugänglichen Verzeichnissen (z.B. dem Mitgliederverzeichnis des Europäischen Parlaments).

Im Übrigen erhebt die Landesvertretung Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur bei Ihnen als betroffener Person. In manchen Fällen erhalten wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen von Unterhaltungen oder Veranstaltungen im Rahmen unserer Aufgabenwahrnehmung über eine dritte Person, die mit Ihnen und uns in Kontakt steht, z. B. bei Weitergabe einer von Ihnen überreichten Visitenkarte. Eine von solchen einzelnen Anlässen unabhängige systematische Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten findet bei uns nicht statt.

4. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?  

Die Landesvertretung legt Ihre personenbezogenen Daten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.  

 a) Wir speichern und verwenden Ihre Daten mithilfe von Adressdatenbanken. Bei der Verarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten nur denjenigen Personen offengelegt, die mit der Planung, Anmeldung und Durchführung von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit oder der Kontaktpflege betraut sind.  

Für die Erledigung unserer Aufgaben arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern (IT-Dienstleistungsunternehmen, Caterer, Sicherheitsunternehmen) zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage strenger vertraglicher Vereinbarungen nur offengelegt, wenn und soweit dies für deren Aufgabenwahrnehmung unerlässlich ist.  

b) An Stellen außerhalb der Landesvertretung übermitteln wir personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit es für unsere oder deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Dies sind insbesondere:

• das Staatsministerium Baden-Württemberg als unserer dienstvorgesetzten Stelle,
• anderen Ministerien der baden-württembergischen Landesregierung, wenn sie mit uns zusammenarbeiten, beispielsweise Veranstaltungen mit uns ausrichten,
• andere Kooperationspartner als Mitveranstalter, beispielsweise einer Veranstaltung, wobei diese die Daten ausschließlich zum Zwecke der ordnungsgemäßen Abwicklung der Veranstaltung verwenden dürfen. Welches unsere Kooperationspartner im Einzelfall sind, ergibt sich gesondert aus der jeweiligen Einladung.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir möchten gerne mit Ihnen in Kontakt bleiben. Unsere Aufgabe, Sie zu informieren, sehen wir grundsätzlich als Daueraufgabe an. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer öffentlichen Aufgabenerfüllung verarbeiten, erfolgt eine Speicherung grundsätzlich für die Dauer unserer dienstlichen oder geschäftlichen Beziehung. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich unbegrenzt, es sei denn, Sie informieren uns, darüber, dass Sie keine weiteren Informationen unsererseits wünschen, indem Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

6. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und welche Folgen hat die Nichtbereitstellung?

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Aufgabenwahrnehmung verarbeiten, sind Sie unter Umständen aus Ihrem Dienstverhältnis verpflichtet, uns gegenüber Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen.  

Darüber hinaus besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt sowohl für die nach gesetzlichen Vorschriften verarbeiteten Daten als auch für diejenigen Verarbeitungen, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen.  

Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können Sie allerdings an unserem Informations- und Veranstaltungsangebot nicht in gleicher Weise teilhaben.  

Alternativ steht Ihnen zu Ihrer Information unser öffentliches Internetangebot zur Verfügung, das allerdings nicht denselben Umfang aufweist wie das Angebot, über das wir im Rahmen unserer personalisierten Kontaktpflege informieren.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine Instrumente zur automatisierten Entscheidungsfindung ein.

8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der Landesvertretung

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

a) Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO  

Sie haben jederzeit das Recht, formlos und ohne Begründung Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten zu bekommen. Dies gilt auch für deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung. Es erleichtert uns diese Auskunft ganz wesentlich, wenn Sie uns mitteilen, in welchem Zusammenhang wir aus Ihrer Sicht Ihre Daten erhalten haben. Bitte wenden Sie sich zudem bei Ihrer Anfrage – soweit möglich – an die Ihnen bekannte Stelle bei uns im Haus.

b) Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Übermittlung, Artikel 16, 17, 18 und 20 DS-GVO  

Wir sind Ihnen dankbar, wenn Sie uns über Änderungen Ihrer Kontaktdaten informieren, damit wir Sie auch weiter auf dem Laufenden halten können. Sie haben aber nach Artikel 16 DS-GVO auch das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Artikels 17 DS-GVO zu, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist.  

Unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DS-GVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Nach Artikel 20 DS-GVO besteht ein Recht auf Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

9. Ihr Recht auf Widerruf (Artikel 7 Absatz 3 Satz 1 DS-GVO) beziehungsweise

Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO)

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung, können Sie diese grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft jederzeit uns gegenüber auch ohne Angabe von Gründen gemäß Artikel 7 Absatz 3 Satz 1 DS-GVO widerrufen.  

Im Übrigen haben Sie gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt.  

10. Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz,

Artikel 77 DS-GVO  

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.  

Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an eine DatenschutzAufsichtsbehörde zu wenden und sich über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Sie können sich hierbei an die Aufsichtsbehörde Ihres Mitgliedstaates wenden oder an die unabhängige Aufsichtsbehörde des Landes Baden-Württemberg, den

Landesbeauftragten für den Datenschutz

Lautenschlagerstraße 20

70173 Stuttgart

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/